Мероприятие началось со знакомства с новым членом клуба – представителем СПб ГБУЗ «Городская больница №40» Сергеем Фокиным. «Думаю, что вступление в клуб подарит мне новые знакомства, даст уникальную возможность обмениваться опытом с коллегами в неформальной обстановке», – отметил он.
В первой части заседания выступил директор управления корпоративных продаж ЗАО «Юлмарт» Дмитрий Дмитриев с презентацией об особом спектре услуг компании – работе с корпоративными клиентами. В рамках данного направления отдельное подразделение «Юлмарт» работает со всеми юридическими лицами, предоставляя им специальные выгодные условия: оптимальные цены за счет экономии на операционных издержках, широкий ассортимент, сервисы доставки, online-резервирование, сборку компьютеров, различные формы оплаты и т. д. Сегодня 26 корпоративных отделов осуществляют свою деятельность в 11 городах России, а продажи бизнес-клиентам составляют до 30% от оборота компании. По словам г-на Дмитриева, направление работы с корпоративными клиентами будет развиваться путем предоставления еще большего количества разнообразных сервисов.
Вторая часть заседания клуба включала выступление представителей «Офис-Док» (партнера компании «Электронные Офисные Ссистемы» (ЭОС), лидера российского рынка ЕСМ-систем) и «Термекс» – специализированного производителя водонагревателей. Руководитель ИТ-проектов группы компаний «Термекс» Антон Крупнов и руководитель проектов компании «Офис-Док» Денис Урусов выступили с докладом на тему «Практика реализации бизнес-задач и корпоративных сервисов на платформе Microsoft SharePoint Server 2010 в ГК «Термекс».
Презентация проекта прошла в формате отчета исполнителя («Офис-Док») и заказчика («Термекс») о реализованных этапах проекта. «Внедрение электронного документооборота – несомненно, важнейшая задача, с которой сталкиваются современные предприятия. На этот раз мы не станем останавливаться на этой теме, мы расскажем, как с помощью EOS for SharePoint можно решать специфические для СЭД задачи, которые облегчают работу, структурируя процессы внутри организации», – сообщил Денис Урусов.
Сегодня ЭОС разрабатывает и внедряет современные системы управления корпоративным контентом, обеспечивающие оперативную работу с документами, информацией, знаниями и управление взаимодействием пользователей. Использование решения EOS for SharePoint, по словам экспертов, позволяет организовать хранение электронных документов, автоматизировать процессы документооборота, включающие в себя подготовку документов, рассмотрение, создание, контроль исполнения и т.д. Напомним, что более подробно о портальной СЭД компании ЭОС — системе EOS for SharePoint можно прочитать в материале рубрики «ИТ-класс» от 26 сентября 2012 г.
По словам Антона Крупнова, среди главных предпосылок проекта для ГК «Термекс» были долгие сроки согласования документации, затрудненная коммуникация сотрудников при подготовке документации, нарушение сроков подготовки документов, сложность анализа загруженности сотрудников и занятости их на проектах, а также наличие рутинных операций, которые было необходимо оптимизировать.
«Последние 10 лет ГК «Термекс» стремительно развивалась. Росло количество пользователей и, соответственно, задач перед ИТ-службой. Развитие ИТ-инфраструктуры порождало множество не связанных между собой ИТ-решений. Все это выливалось в большое число обращений со стороны сотрудников в ИТ-отдел». Заявки поступали всеми возможными способами: телефон, электронная почта, лично и пр. Трудно обрабатывать, трудно анализировать. С другой стороны стояла задача — как привлечь 2 000 пользователей распределенных по России и СНГ, это более 90 филиалов. При этом портал должен был стать удобным инструментом, решающим актуальную задачу, а не чем-то навязанным сверху. «Мы пришли к выводу, что внедрение классической модели СЭД не принесет нужных результатов. Учитывая предпосылки, решили начать с создания единой точки входа обращений в ИТ через портал – HelpDesk на SharePoint. Такой выбор связан с тем, что здесь же впоследствии должно быть реализовано большое количество взаимосвязанных задач портала и СЭД, – рассказывает руководитель ИТ-проектов ГК «Термекс».
Заявка поступает в систему, обрабатывается средствами EOS for SharePoint, после чего ответ уходит пользователю. У каждого типа заявок теперь существует свой маршрут прохождения с возможностью согласования. После того как система была разработана, выпустили приказ: все обращения в ИТ только через портал. Таким образом, пользователи получили удобный и организованный инструмент для обращений, а ИТ отдел эффективную систему для работы.
Структурирование обращений по типам заявок позволяет выявить причину инцидентов и управлять ими. С помощью средств аналитики, встроенных в SharePoint, появляется возможность анализировать ситуацию. Далее мы можем влиять на причину возникновения — устранять техническую или организационную ошибку. Теми же средствами аналитики фиксируем снижение количества обращений. Высвободившиеся ресурсы распределяем на иные задачи.
«Результат удалось показать руководству уже через 4 месяца с момента начала работ. Мы получили одобрение и утверждение бюджета на дальнейшее развитие проекта. Портал развивается по принципам востребованности задач пользователями. Следующими по актуальности для нас стали задачи: бронирование переговорных, согласование контрагентов со службой безопасности, согласование счетов, сайты рабочих групп, центр документов», – сообщил Антон Крупнов.
В рамках проекта внедрения EOS for SharePoint перед исполнителями стояли три основные задачи. Во-первых, это организация личного пространства – создание на главной странице портала персонифицированной страницы каждого пользователя, где публикуется структурированная схема конкретных задач к исполнению. Во-вторых, организация совместной работы пользователей – разработка нескольких вариантов сервиса с использованием технологий EOS for SharePoint. В-третьих, организация хранения документации – создание уникальной системы, позволяющей хранить версии на различных стадиях создания документации, что актуально при работе с организационно-распорядительной документацией.
Реализация документооборота составляет небольшую часть от всего проекта. В данном случае возможности EOS for SharePoint, позволяющие задавать маршруты документов использовались для решения специфических бизнес-задач.
«Сегодня на портале созданы сайты подразделений компании, где публикуются конкретные документы, существуют около 30 сайтов рабочих групп. Была создана большая сложная структура, позволяющая эффективно осуществлять единое комплексное управление различными документационными процессами организации. Количество задач создаваемых изначально в электронном виде на портале растет. Появилась необходимость упорядочить содержимое портала и сделать работу сотрудников более удобной. На этом этапе мы перешли к реализации дизайна и эргономике портала», – резюмировали спикеры.
для построения современных информационных структур
Во второй части заседания выступил партнер SPb CIO Club – компания Orange Business Services – с презентацией на тему «Палитра возможностей для построения надежной и современной сетевой инфраструктуры». Докладчиками стали глава представительства Orange Business Services в Петербурге Евгений Юдовин и руководитель отдела продуктов передачи данных Orange Business Services Василий Лещенко.
Они познакомили присутствующих членов клуба с услугами, которые представляют собой комплексное решение телекоммуникационных задач: от консалтинга и разработки проекта до внедрения и управления созданной инфраструктурой. «Наша главная задача – это не обеспечение отдельных услуг связи, а предоставление телекоммуникационных решений любой степени сложности, начиная с построения систем связи, поставки оборудования до дальнейшего обслуживания на базе готовых инфраструктур», – резюмировали представители Orange BS.
Автор: Елизавета Федорович (info@spbit.ru)
