21.04.2017
В Администрации г. Архангельска завершено внедрение СЭД «ДЕЛО», в рамках которого проводились работы по оптимизации и унификации процессов документооборота.
посмотреть подробности >
27.02.2017
Ленинградское областное государственное казенное учреждение «Управление лесами ленинградской области» (ЛОГКУ «Ленобллес») перевело процессы документооборота в СЭД «ДЕЛО». Новая система позволила Заказчику расширить функции СЭД и масштабировать ее на большее количество рабочих мест.
посмотреть подробности >
10.02.2017
Компания «Офис-Док» завершила проект внедрения системы электронного документооборота в Территориальном фонде обязательного медицинского страхования Ненецкого автономного округа. Проект реализован на базе СЭД «ДЕЛО»
посмотреть подробности >
16.01.2017
Уральский государственный юридический университет автоматизировал процессы организационно-распорядительного документооборота с помощью СЭД EOS for SharePoint
посмотреть подробности >
03.10.2016
В Банке ВТБ (Азербайджан) реализован первый этап внедрения системы электронного документооборота на базе решения компании «Электронные офисные системы» — EOS for SharePoint.
посмотреть подробности >


Автоматизация договорной деятельности

26 декабря 2011 г.

Автоматизация договорной деятельности компании с помощью EOS for SharePoint

Ключевой особенностью работы с таким видом документов, как договоры, является необходимость их предварительного согласования со всеми участвующими сторонами, причем с самых различных точек зрения – с юридической, финансово-экономической, логистической и пр. Решение такой задачи еще более усложняется территориально-распределенной структурой некоторых компаний, а также извечной проблемой прозрачности коммуникаций. В то же время все эти задачи могут быть успешно решены на основе внутрикорпоративного портала с интегрированной системой электронного документооборота (СЭД), а наиболее популярным решением такого класса в России является EOS for SPS – разработка компании «Электронные офисные системы» (ЭОС) на базе платформы Microsoft SharePoint. Преимуществами внедрения этого продукта для автоматизации договорной деятельности в компаниях делятся специалисты компании «Офис-Док» – ведущего партнера ЭОС.

С каждой стороны в согласовании могут участвовать по нескольку сотрудников, из-за чего в процессе работы над договором могут получаться достаточно сложные схемы согласования, принятые в организации. В результате договоры могут попадать к согласующим по нескольку раз, а это нагрузка не только на них, так как им приходится проверять один документ снова и снова, но и на инициаторов, которым приходится принимать от всех замечания, анализировать их, вносить необходимые корректировки. В то же время все корректировки вносить в текст сразу недопустимо, есть и другие стороны договора, которые могут и не согласиться с ними. Вытекающая отсюда проблема – это контроль версий. Как понять, кто, когда и какие замечания внес? Как посмотреть, что было изменено инициатором по сравнению с первоначальной редакцией? Все это практически невозможно при работе с бумагой и крайне сложно сделать без специализированных программ.

«Другая сторона вопроса – сроки согласования. Большое количество итераций, само по себе, замедляет прохождение проекта договора. А ведь при этом нужно учитывать доступность сотрудников на местах: отправка документа по электронной почте не гарантирует его получения адресатом. Иногда электронная пересылка оказывается даже менее эффективной, чем передача распечатанной копии вручную и обсуждение с согласующим всех замечаний лично. И конечно, нельзя забывать о возможности потери документа, отслеживании, где и у кого он находится в данный момент. Таким образом, рано или поздно все организации стараются каким-то образом систематизировать у себя договорную деятельность. К примеру, бланки договоров публикуются в локальной сети, чтобы все задействованные сотрудники знали, как правильно оформлять документы. Или, к примеру, в регламентах прописываются четкие маршруты прохождения договоров и действия в случаях урегулирования разногласий, а также сроки рассмотрения договора согласующими сторонами», – рассказывает руководитель проектов внедрения информационных систем компании «Офис-Док» – ведущего партнера ЭОС Андрей Пятов.


Сергей Мальцев
http://www.ict-online.ru/news/n83846/