С каждой стороны в согласовании могут участвовать по нескольку сотрудников, из-за чего в процессе работы над договором могут получаться достаточно сложные схемы согласования, принятые в организации. В результате договоры могут попадать к согласующим по нескольку раз, а это нагрузка не только на них, так как им приходится проверять один документ снова и снова, но и на инициаторов, которым приходится принимать от всех замечания, анализировать их, вносить необходимые корректировки. В то же время все корректировки вносить в текст сразу недопустимо, есть и другие стороны договора, которые могут и не согласиться с ними. Вытекающая отсюда проблема – это контроль версий. Как понять, кто, когда и какие замечания внес? Как посмотреть, что было изменено инициатором по сравнению с первоначальной редакцией? Все это практически невозможно при работе с бумагой и крайне сложно сделать без специализированных программ.
«Другая сторона вопроса – сроки согласования. Большое количество итераций, само по себе, замедляет прохождение проекта договора. А ведь при этом нужно учитывать доступность сотрудников на местах: отправка документа по электронной почте не гарантирует его получения адресатом. Иногда электронная пересылка оказывается даже менее эффективной, чем передача распечатанной копии вручную и обсуждение с согласующим всех замечаний лично. И конечно, нельзя забывать о возможности потери документа, отслеживании, где и у кого он находится в данный момент. Таким образом, рано или поздно все организации стараются каким-то образом систематизировать у себя договорную деятельность. К примеру, бланки договоров публикуются в локальной сети, чтобы все задействованные сотрудники знали, как правильно оформлять документы. Или, к примеру, в регламентах прописываются четкие маршруты прохождения договоров и действия в случаях урегулирования разногласий, а также сроки рассмотрения договора согласующими сторонами», – рассказывает руководитель проектов внедрения информационных систем компании «Офис-Док» – ведущего партнера ЭОС Андрей Пятов.
Сергей Мальцев
http://www.ict—online.ru/news/n83846/
