Департамент экономического развития Мурманской области автоматизирует документооборот при помощи разработок компании ЭОС. Все работы по внедрению и вводу в эксплуатацию СЭД осуществляют сотрудники компании «Офис Док» – крупнейшего дистрибьютора ЭОС в Северо-западном федеральном округе. Компания «Офис-Док» имеет большой опыт практической реализации проектов создания систем электронного документооборота в органах власти, который позволяет эффективно и в сжатые сроки решать все поставленные задачи с максимальным результатом для заказчиков. Клиентами компании «Офис-Док» являются органы исполнительной и/или законодательной власти многих субъектов Российской Федерации, среди которых Правительство Республики Карелия, Администрация Новгородской области, Законодательное Собрание Ленинградской области и др.
В конце сентября 2008 года Департамент экономического развития Мурманской области приобрел:
- 70 лицензий системы электронного документооборота (СЭД) «ДЕЛО»;
- 20 лицензий подсистемы для удаленной работы с документами – «ДЕЛО-WEB»;
- 90 лицензий опции «Оповещение и уведомление», предназначенной для автоматической рассылки уведомлений и оповещений в электронную почту пользователей о различных событиях системы «ДЕЛО»;
- Рабочее место опции «Сканирование» – для упрощенного перевода бумажных документов в электронный вид.
Государственные административные структуры, острее прочих предприятий и организаций ощущают необходимость в автоматизации процессов делопроизводства, ввиду больших объемов документации, подлежащей ежедневной обработке.
Решение руководства Департамента о построении автоматизированной системы документооборота на базе СЭД «ДЕЛО» имело несколько предпосылок, в числе которых:
- значительные объемы работы с бумажными документами;
- соответствие системы «ДЕЛО» всем нормативным требованиям делопроизводства в органах законодательной и исполнительной власти;
- огромный опыт компании ЭОС в области сотрудничества с органами исполнительной власти различного уровня.
Ожидается, что внедрение системы электронного документооборота «ДЕЛО» и подсистемы удаленного доступа «ДЕЛО-WEB» и опции «Оповещение и уведомление» позволит:
- Перейти на единую схему работы с документами;
- Значительно повысить производительность труда делопроизводственного персонала;
- Обеспечить надлежащий контроль и повысить качество исполнения управленческих решений;
- Сократить сроки прохождения документов по всем соответствующим инстанциям, что, несомненно, позитивно отразится на работе Департамента в целом;
- Обеспечить мобильными рабочими местами с возможностью полноценной удаленной работы в системе сотрудников, находящихся в служебных поездках и командировках;
- Сократить трудовые и временные затраты связанные с копированием и переводом бумажных документов в электронный вид;
- Обеспечить своевременное уведомление соответствующих пользователей о различных событиях в области работы с документами.
