Законотворчество

Описание автоматизированной системы обеспечения законотворческой деятельности (АСОЗД) «Электронный Парламент»
1. Используемые термины и определения

Представительные органы — законодательные органы государственной власти субъектов Российской Федерации (региональные Думы, Законодательные Собрания, Советы Депутатов, Государственные Советы и т.д.) и выборные органы местного самоуправления (городские Думы, Советы и т.д.).

Юридические акты — нормативно-правовые документы, принимаемые в результате законотворческой деятельности представительного органа (законы, постановления и т.д.). Принятие юридического акта сопровождается рассмотрением сопроводительных документов и происходит через сложную систему рассмотрения на заседаниях представительного органа, принятия в нескольких чтениях, внесения поправок и т.д.

Проект юридического акта — текст будущего юридического акта в нескольких редакциях. В общем случае в тексте настоящего описания возможно использование термина «законопроект».

Сопроводительные документы — пояснительные записки, юридические заключения, поправки, дополнения, письма и другие документы, сопровождающие текст будущего юридического акта в составе проекта.

Мероприятие — сессия, заседание комиссии, заседание комитета, заседание палаты законодательных предложений, заседание рабочей группы и другие организованные собрания с целью осуществления законотворческой деятельности через коллективное обсуждение.

2. Назначение системы

Система обеспечения законотворческой деятельности (АСОЗД) «Электронный Парламент» — предназначена для представительных органов, результатом деятельности которых является принятие юридических актов. Система разработана с учётом специфики законотворческой деятельности и автоматизирует весь цикл законотворческого процесса — от регистрации законодательной инициативы до принятия закона, его подписания и публикации, включая все стадии рассмотрения законопроекта. В системе реализованы как работа с документами, так и работа с мероприятиями (планирование, подготовка, обработка результатов), обсуждениями, аналитикой и т.д.

Система позволяет справляться с тысячами законопроектов, находящихся в работе. При этом учитываются особенности рабочего процесса депутатов — с документами можно работать удалённо, находясь в своих округах, не привязываясь к конкретному кабинету. Это даёт им возможность всегда быть в курсе актуальной повестки дня, текущих мероприятий и иметь доступ к любым документам.

Этапы прохождения документов:

  • регистрация поданных на рассмотрение документов;
  • рассылка и обсуждение документов среди депутатов;
  • формирование запросов на заключение в компетентные органы (минюст, прокуратура и т.д.);
  • включение документов в повестку дня мероприятия;
  • рассмотрение документов на заседаниях представительного органа в нескольких чтениях (1 чтение, 2 чтение, 3 чтение);
  • рассмотрение и подписание главой органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации или органа местного самоуправления (например, губернатором или мэром);
  • повторное рассмотрение (в случае, если глава проект закона не подписал).

В любое время депутату доступна следующая информация:

  • проекты юридических актов, находящихся на рассмотрении в настоящее время, а также рассмотренные или снятые с рассмотрения;
  • сопроводительные документы, зарегистрированные к проектам юридических актов;
  • атрибуты проектов юридических актов и сопроводительных документов: автор, дата и номер регистрации, текущая стадия и т.д.;
  • нормативные документы, упоминающиеся в проектах юридических актов с возможностью оперативного ознакомления с их содержанием.

Мероприятия

Система предоставляет широкие возможности для планирования деятельности представительных органов посредством автоматизации процессов планирования и проведения мероприятий (сессий, заседаний и т.д.).

Календарь мероприятий доступен пользователям для ознакомления с предстоящими или текущими событиями, а также предоставляет возможность заблаговременной подготовки к планируемым мероприятиям.

Аналитика

Система обеспечивает получение статистических и аналитических отчетов, позволяющих получить количественные и качественные показатели работы представительного органа в любом разрезе. Отчеты формируются в соответствии с заданными параметрами в виде печатных форм различных форматов (MS Excel, MS Word).

Специфика документооборота в представительных органах уникальна. В таких условиях необходимы совершенно иные подходы к обработке документов, нежели в традиционной системе электронного документооборота.
3. Основные задачи АСОЗД «Электронный парламент»
  • учет и регистрация проектов юридических актов и сопроводительных документов;
  • создание, редактирование и сохранение текстов проектов юридических актов и сопроводительных документов (все редакции);
  • автоматизированное размещение текстов всех зарегистрированных документов в централизованном хранилище;
  • формирование, согласование и утверждения плана мероприятий;
  • автоматическое формирование повестки дня;
  • автоматическое формирование протоколов мероприятий;
  • автоматическое формирование выписок из протоколов по рассмотренным вопросам на мероприятиях;
  • формирование истории работы с юридическими актами и сопроводительными документами;
  • информационная поддержка подготовки и проведения заседаний (сессий) и других мероприятий;
  • поиск юридических актов и сопроводительных документов по различным атрибутам;
  • просмотр текстов зарегистрированных юридических актов и сопроводительных документов с любого рабочего места;
  • формирование необходимой для управления законотворческим процессом информации для руководства;
  • формирование и ведение электронного банка документов законотворческой практики для коллективной работы;
  • доступ в реальном времени к хранилищу документов по локальной вычислительной сети и через Internet;
  • выгрузка пакетов документов для подготовки к мероприятиям;
  • контроль на каждой стадии рассмотрения проекта юридического акта;
  • формирование сводок и отчетов (в любом разрезе) с возможностью вывода на печать и передачи составленного отчета в текстовый редактор MS Excel и MS Word;
  • обеспечение юридической значимости принятого юридического акта с применением электронной подписи.
4. Состав и назначение технологических функций системы «Электронный Парламент»

4.1. Регистрация проектов юридических актов

Регистрация проектов включает в себя:
  • присвоение регистрационного номера и даты регистрации проектам юридических актов и/или сопроводительным документам;
  • заполнение основных атрибутов проектов юридических актов и/или сопроводительных документов (автор, тематика, вид документа и др.);
  • передача зарегистрированных проектов юридических актов на рассмотрение.

4.2. Подготовка текстов документов

Подготовка текстовых документов производится в любом текстовом редакторе, например MS Word, с возможностью унификации документов на основе шаблонов и размещением в хранилище.

Подготовка текстов документов включает в себя:
  • создание текстов документов;
  • размещение текстов документов на бланках документов представительного органа для печати и хранения юридических актов и сопроводительных документов в АСОЗД «Электронный Парламент»;
  • автоматизированное размещение проектов юридических актов и сопроводительных документов в реестре законопроектов;
  • автоматизированное заполнение атрибутов юридических актов и сопроводительных документов;
  • хранение и редактирование бланков (шаблонов) документов представительного органа.

4.3. Коллективная работа – ознакомление, внесение предложений

Благодаря созданной единой среде (единому информационному пространству) все участники могут своевременно обмениваться информацией и, в случае необходимости (и наличия соответствующего доступа), вносить изменения и предложения. Карточки всех элементов имеют разделы для обсуждения. На рабочем месте пользователь видит оповещения об изменениях в обсуждениях и новых задачах, если он в них участвует.

Пользователи могут заблаговременно получать информацию о мероприятиях, их участниках, отслеживать вопросы повестки и подлежащие к рассмотрению документы. В случае необходимости, пользователи могут вносить свои замечания или предложения в документы, мероприятия, пункты повестки дня, тем самым повышая качество подготовки к мероприятиям и эффективность проведения мероприятий.

4.4. Формирование плана мероприятий

План мероприятия формируется из событий различных типов, создаваемых пользователями, таких как: сессия, заседание комиссии, заседание комитета, заседание палаты законодательных предложений, заседание рабочей группы и т.д. (с учетом информации, поступающей от комитетов, структурных подразделений аппарата представительного органа, депутатов, органов исполнительной власти).

Каждое событие может проходить этапы утверждения ответственными лицами и может быть включено или исключено из общего плана.

План может быть представлен в виде списка или календарной сетки с фильтрацией по типам мероприятиям.

4.5. Формирование повестки дня

Каждое мероприятие содержит вкладку с повесткой дня, в которой участники мероприятия могут заблаговременно ознакомиться с вопросами повестки.

Пункты повестки дня формируются автоматически посредством связывания законопроектов или иных документов с мероприятием, либо могут создаваться вручную сотрудниками, ответственными за мероприятие.

Пунктом повестки дня может быть законопроект, иной документ, а также любой вопрос без привязки к конкретным документам.

Пункты повестки можно сгруппировать или отсортировать в соответствии с индивидуальными требованиями. Каждый пункт повестки имеет свой уникальный реквизитный состав, который может быть сформирован в соответствии с требованиями заказчика.

Пример реквизитного состава:
  • порядковый номер – возможность формирования порядка рассмотрения вопросов;
  • содержание вопроса (заголовок законопроекта) – автоматически переносится из законопроекта и имеет ссылку для перехода в регистрационную карточку законопроекта;
  • номер законопроекта – переносится из регистрационной карточки включенного в повестку законопроекта или иного документа;
  • докладчик;
  • решение;
  • примечание.;

4.6. Редактирование пунктов повестки дня

Функция предназначена для создания и редактирования пунктов повестки дня (указание докладчиков, ввод дополнительной информации и т.д.).

Любой документ или законопроект может быть включен в несколько мероприятий и являться пунктом повестки.

4.7. Подготовка протокола проведенных мероприятий

По результатам проведения мероприятия и заполнения решения по каждому вопросу предусмотрено формирование протокола в соответствии с заданным шаблоном, который содержит всю необходимую информацию из повестки и может быть распечатан, разослан в соответствии со списками рассылки или использован для автоматического создания поручений.

4.8. Формирование выписок из протоколов по рассмотренным вопросам

Система позволяет автоматически формировать отдельную выписку по каждому рассмотренному вопросу с результатами его рассмотрения.

Выписка может быть распечатана для предоставления в бумажном виде заинтересованным лицам или организациям.

4.9. Выгрузка пакета документов на внешние носители

Позволяет автоматически выгрузить все материалы мероприятия, для дальнейшей передачи на ознакомление заинтересованным лицам, не имеющим постоянного доступа к системе.

4.10. Обработка и хранение документов и пакетов документов

Обработка включает в себя:
  • отслеживание проектов юридических актов или иных документов на стадиях их движения (например, 1-е, 2-е, 3-е чтение, подписание губернатором или мэром и повторное рассмотрение) и ведение хронологии по ним;
  • подготовку и составление различных материалов к очередному заседанию представительного органа в соответствии с Регламентом и дальнейшую обработку результатов рассмотрения проектов юридических актов по итогам заседания (изменение текущей стадии проекта юридического акта по результатам рассмотрения на заседании, внесение новых редакций и изменение имеющихся проектов юридических актов с учетом поправок и т.д.);
  • выборку документов по запросам.
Хранение включает:
  • ведение базы данных проектов юридических актов с сопроводительными документами и заполненными атрибутами регистрационных карточек;
  • ведение архива проектов юридических актов, который состоит из принятых юридических актов и проектов юридических актов, снятых с рассмотрения.

4.11. Подписание документов

В системе существуют механизмы автоматического направления законопроекта или иного документа на подпись, в т.ч. во внешние системы. Возможно автоматическое отслеживание процессов подписания, отзыва, направления на повторное рассмотрение, устранения замечаний и т.д. Результаты всех этапов процессов фиксируются в журналах и доступны уполномоченным пользователям.

В системе реализована возможность использования юридически значимой электронной подписи.

4.12. Публикация документов

Публикация принятых юридических актов может осуществляться посредством предоставления общего доступа к отдельным разделам системы для просмотра и поиска требуемой информации. Кроме того, система имеет удобный механизм интеграции, позволяющий настроить передачу данных в другие системы или хранилища — например, на официальный портал или другой ресурс с общедоступным банком принятых

5.Интерфейс системы «Электронный Парламент»

Дизайн интерфейса системы и её структура могут быть выполнены в соответствии с индивидуальными требованиями заказчика.

В данном разделе показан один из возможных путей реализации интерфейса АСОЗД «Электронный Парламент» на примере системы, эксплуатирующейся в Законодательном Собрании Камчатского края.

АСОЗД «Электронный Парламент» настраивается с учётом Регламента конкретного представительного органа и позволяет учесть любые особенности законотворческого процесса.

5.1. Главная страница системы

На главной странице (рис. 1) имеются основные разделы системы, доступные пользователю в соответствии с его правами и должностными обязанностями.

Рисунок 1

«Справочники» — служебный раздел системы, содержащий общие и системные справочники (доступен только специально уполномоченным лицам – дминистратору, системному технологу).

Содержит справочники: «Группы документов», «Номенклатура дел», «Статьи хранения» и «Сроки хранения» используемые в номенклатурных заголовках, «Нумератор» (счетчики порядковых номеров регистрируемых документов), «Организации», «Контакты», «Подразделения и сотрудники» (штатное расписание), «Рубрикатор» (перечень тематических рубрик), «Типы ссылок» (список типов ссылок используемых при связывании документов, проектов документов, мероприятий и поручений).

«Рабочее место» – переход на рабочее место (рабочий стол) пользователя.

«Мероприятия» — раздел системы, предназначенный для подготовки и планирования мероприятий представительного органа

«Отчеты» — раздел системы, предназначенный для разработки, формирования и хранения аналитических отчетов, получаемых на основании данных системы.

«Картотеки» — раздел системы, необходимый для обеспечения законотворческой деятельности, а так же для обеспечения функций общего документооборота (служебная корреспонденция, обращения граждан, организационно-распорядительные документы). Содержит картотеку законопроектов, картотеку законов, картотеку документов и т.д.

5.2. Рабочий стол пользователя

«Рабочий стол» (рис. 2) — раздел системы, представляющий в наглядной форме блоки с информацией, которая требуется пользователю в ежедневной работе. Рабочий стол настраивается в соответствии с функциями пользователей, выполняемыми в системе, и может иметь различные варианты реализации.

Рисунок 2

«Мои мероприятия» — перечень мероприятий, в которых участвует пользователь.

«Документы в работе» — перечень документов, в которых пользователь фигурирует как исполнитель, автор, контролёр и т.д.

«Мои задачи» — перечень задач, с которыми работает пользователь. Содержит вкладки «Назначенные мне», «Назначенные мной».

«Мои обсуждения» — перечень объектов (документы, мероприятия, проекты и т.д.), в обсуждении которых участвует пользователь.

«Избранное» — перечень документов, проектов, законопроектов, поручений, файлов,ссылок на внешние ресурсы, отмеченных пользователем как важные для него.

5.3. Картотеки законопроектов, документов

Картотека законопроектов или документов – основное хранилище всех проектов юридических актов или документов с возможностью поиска, фильтрации и представления данных в требуемом виде (рис. 3).

Рисунок 3

В данных картотеках содержатся все редакции зарегистрированных проектов юридических актов и все материалы к ним: заключения, поправки, пояснительные записки. А также другие документы и проекты документов, зарегистрированные в системе.

Использование централизованного хранилища всех документов (законопроектов, законов, сопроводительных документов и т.д.), позволяет эффективно использовать механизмы поиска и подбора информации, проводить аналитическую работу.

Область поиска и отображения документов может быть представлена в удобном для пользователя виде с использованием любых реквизитов регистрационной карточки документов.

5.4. Регистрационная карта проекта юридического акта

Регистрационная карта проекта юридического акта (рис. 4) — один из основных объектов, с которым работают пользователи АСОЗД «Электронный Парламент». В системе он представляет собой карточку, включающую набор реквизитов проекта юридического акта и прикрепленные файлы.

Рисунок 4

Карточка содержит следующие вкладки:

«Общие сведения» — список основных реквизитов, необходимых для поиска, фильтрации, рубрикации и т.д.

«Файлы» – перечень прикрепленных к карточке файлов (электронный документ или электронный образ бумажного оригинала, а также другие относящиеся к документу дополнительные материалы).

«Поручения» – перечень выданных по документу поручений.

«Ссылки» – перечень ссылок пользователя на связанные объекты (на другие документы, мероприятия, проекты и поручения), а также любые другие объекты (например, внешние интернет-ресурсы).

Элементы ссылок используются для фиксации логических связей между документами, вовлеченными в законотворческий процесс, и могут иметь различные типы, например, «законопроект – закон», «вопрос – повестка дня», «отменен – в отмену» и т.д. Количество типов связок не ограничено и зависит от индивидуальных настроек представительного органа.

«Журналы» — отображение движения как бумажного оригинала, так и регистрационной карточки в электронном виде, включает в себя:
  • Журнал подписей — перечень подписей должностных лиц, полученных в ходе совместной работы с документом.
  • Журнал исполнения — перечень отметок об исполнении и ознакомлении должностных лиц по документу.
  • Журнал передачи — сведения о передаче бумажного документа между должностными лицами, а также о пересылке электронного документа на Рабочие столы пользователей.
  • Журнал приёма / отправки – перечень внешних адресатов, которым направлялся данный документ, а также сведения о пересылке регистрационной карточки документа по электронной почте.
  • Журнал доступа — перечень отметок о уровне доступа, предоставленном для документа.

«Обсуждения» — перечень комментариев или предложений, оставленных пользователями в ходе обсуждения документа.

«Дополнительная информация» — данная вкладка предназначена для отображения информации (хронологии) по работе с законопроектами, в том числе и с решениями, принятыми на мероприятиях по текущему документу. Данный функционал позволят быстро и в удобной форме получать дополнительную информацию по законопроекту и осуществлять подготовку к рассмотрению.

5.5. План мероприятий

Отображает текущий список запланированных событий и может быть представлен в виде списка (рис. 5) или календарной сетки (рис. 6).

Рисунок 5
Рисунок 6

Список мероприятий может иметь любые представления по требованию заказчика. Например:

  • «Планы и повестки» — перечень общих запланированных мероприятий с повестками.
  • «Архив планов и повесток» — содержит перечень прошедших мероприятий с повестками.
  • «План на текущий месяц» — содержит перечень запланированных мероприятий на текущий месяц (месяц может быть не календарный).
  • «План на следующий месяц» — содержит перечень запланированных мероприятий на следующий месяц (месяц может быть не календарный).
  • «План на сегодня» — содержит перечень запланированных мероприятий на текущий день.
  • «Перечень рассмотренных вопросов» — перечень прошедших мероприятий с перечнем рассмотренных на данных заседаниях вопросов.
  • «Формирование плана» — раздел предназначен для планирования и последующего утверждения мероприятий.

5.6. Карточка мероприятия

Мероприятие — это запланированное событие, в котором участвуют пользователи системы. В карточке мероприятия отображаются все связанные с ним реквизиты — наименование мероприятия, его тип, время начала и т.п.

Рисунок 7

Карточка мероприятия (Рис. 7) включает в себя следующие вкладки:

«Общие сведения» – содержит перечень основных реквизитов мероприятия, которые заполняются при создании мероприятия. К таким реквизитам относятся:

  • «Мероприятие» – наименование мероприятия
  • «Тип мероприятия» – в системе могут выделяться типы мероприятий, например, общее, групповое, личное и т.д.
  • «Расположение» – место проведения мероприятия.
  • «Время начала» — планируемое время начала мероприятия.
  • «Время окончания» — планируемое время окончания мероприятия.
  • «Председатель» – пользователь системы (или должностное лицо), являющийся председателем мероприятия.
  • «Заметки» – дополнительная информация по мероприятию.
  • «Целый день» – отметка о том, что продолжительность мероприятие составляет один день.
  • «Повторение» – формирование периодического мероприятия (ежедневно, еженедельно, ежемесячно и т.д.).
  • «Статус мероприятия» – мероприятие может иметь статус «Утверждено» или «Не утверждено». Участники видят в плане мероприятия только утвержденные мероприятия. Неутвержденные мероприятия доступны только сотруднику, ответственному за подготовку мероприятия.
  • «Доступность» – проверка занятости участников в других мероприятиях, проходящих в это же время.

«Участники» – перечень пользователей системы, участвующих в данном мероприятии

«Повестка дня» – перечень вопросов, подлежащих обсуждению на данном мероприятии. Данные вопросы могут быть разнесены на две части: «Основные вопросы повестки дня» и «Дополнительные вопросы повестки дня». Реквизиты каждого вопроса могут настраиваться индивидуально в зависимости от потребностей организации.

«Файлы» – перечень прикрепленных к карточке файлов.

«Поручения» – перечень выданных по мероприятию поручений.

«Перечень рассмотренных вопросов» – перечень вопросов, рассмотренных на данном мероприятии, с принятыми решениями по ним.

Депутаты могут заблаговременно ознакомиться с вопросами в повестке дня предстоящего мероприятия, у них появляется возможность заранее тщательно изучить ами законопроекты и вникнуть в суть однимаемых в их вопросах, обсудить различные аспекты между собой. В результате, обсуждение на заседании происходит только по существу, а значит больше законопроектов можно рассмотреть в ходе одной сессии.
6.Краткое описание аппаратного и программного обеспечения системы «Электронный Парламент»

6.1. Требования к программному обеспечению

Сервер базы данных:

  • операционная система Microso| Windows Server 2008R2 /2012 64-bit;
  • СУБД SQL Server 2008R2 /2012 64-bit.

Сервер приложений:

  • операционная система Microso| Windows Server 2008R2 /2012 64-bit;
  • MS SharePoint Server 2010/2013 64-bit.

Клиентские станции:

  • операционные системы Microso| Windows 7 / 8 / 8.1 / 10;
  • клиент СУБД SQL Server;
  • интернет-обозреватель Microso| Internet Explorer 9 / 10 / 11, Mozilla Firefox 22 и выше;
  • почтовый клиент Microso| Outlook 2007 / 2010 / 2013;
  • операционные системы Microso| Windows 7 / 8 / 8.1 / 10;
  • офисный пакет Microso| Office (Word, Excel) 2007 / 2010 / 2013.

6.2. Ориентировочные требования к аппаратному обеспечению системы на 50-100 рабочих мест

Сервер базы данных:

  • восьмиядерная конфигурация c тактовой частотой 2 Ггц или выше;
  • оперативная память не меньше 16 Гб;
  • жесткий диск – не менее 80 Гбайт для инсталлируемых файлов, а также место, необходимое для удовлетворения потребностей среды в хранилище.

Сервер приложений:

  • четырехядерная конфигурация с тактовой частотой 2 ГГц или выше;
  • оперативная память 8 Гб;
  • жесткий диск 200 Гб.

Клиентские станции:

  • процессор Penèum IV и выше;
  • оперативная память 2Gb;
  • монитор с разрешением экрана 1024х768, High Color;
  • скорость сетевого подключения 100 Мбит/с.
7.Краткое описание обеспечения безопасности и защиты информации в системе «Электронный Парламент»

Для комплексного обеспечения защиты информационных ресурсов в АСОЗД «Электронный Парламент» учитывались:

  • технология построения системы;
  • организация доступа пользователей к системе;
  • организация доступа пользователей к автоматизируемым функциям законотворческой деятельности;
  • организация доступа к документам законотворческой деятельности на различных этапах.

7.1. Выбор технологии построения системы

Система разработана с использованием Web-технологии, соответственно задача защиты информации сводится к ограничению доступа к серверу и обеспечивается проверенным во многих ведущих компаниях мира, и хорошо зарекомендовавшем себя решением MS SharePoint, позволяющем гибко настраивать права и роли пользователей для доступа и работы в системе.

7.2. Организация доступа пользователей к системе

Защита ресурсов с помощью прав доступа осуществляется следующим образом:

  • Доступ к информации в базе данных предоставляется только пользователям, зарегистрированным в АСОЗД «Электронный Парламент». Каждый пользователь АСОЗД «Электронный Парламент», должен иметь учетную запись пользователя, чтобы входить в систему и использовать информационные ресурсы системы.
  • В случае отсутствия соответствующей учетной записи пользователя система не позволяет открыть информационные ресурсы АСОЗД «Электронный Парламент».
  • организация доступа пользователей к автоматизируемым функциям законотворческой деятельности;
  • Пользователи работают со стандартными средствами MS Internet Explorer или MS Office, которые интегрированы с АСОЗД «Электронный Парламент». Таким образом, клиентская часть программного обеспечения не содержит ПО позволяющего получать несанкционированный доступ к информационным ресурсам.

7.3. Организация доступа пользователей к функциям законотворческой деятельности

Полным доступом к АСОЗД обладает только администратор.

Для остальных пользователей системы функции распределяются администратором в соответствии с их должностными обязанностями.

Возможность распределять функции между пользователями, а, значит, и ограничивать доступ к информации базы данных для них, также является одним из способов защиты информации.

7.4. Организация доступа пользователей к документам законотворческой деятельности на различных этапах работы с документом

В АСОЗД «Электронный Парламент» объектами для работы являются карточки, содержащие в себе информацию о документах с которыми работает пользователь. К ней может быть прикреплён текст документа, например файл MS Word. При необходимости возможно разделять права доступа к карточкам и прикреплённым файлам.