Наталья Храмцовская: «Россия — в лидерах по масштабам внедрения усиленной электронной подписи»

«Россия — в лидерах
по масштабам
внедрения усиленной
электронной подписи»
Интервью с ведущим экспертом ЭОС по управлению документацией Натальей Храмцовской

 

 

В ноябре в Петербурге прошла совместная конференция по автоматизации документооборота, организованная компаниями ЭОС и «Офис-Док». Одним из спикеров мероприятия стала ведущий эксперт компании ЭОС по управлению документацией Наталья Храмцовская с докладом на тему оперативного хранения электронных документов и применения электронной подписи. В интервью мы постарались узнать подробности о том, насколько распространена электронная подпись в российских организациях, для чего и насколько эффективно она применяется.

Наталья Александровна, как бы вы охарактеризовали современный этап развития систем электронного документооборота в части применения в них электронной подписи?

— По масштабам внедрения усиленной электронной подписи Россия является одним из мировых лидеров. Многие организации внедрили средства работы с УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписью) в свои информационные системы, особенно те, которые так или иначе связаны с использованием юридически значимых документов, отчетности, электронных счетов-фактур.

Поскольку у большинства организаций СЭД обслуживает больше внутренний электронный документооборот, который можно организовать и без УКЭП, то не все организации реализуют и используют этот функционал в своих системах. Необходимо учесть, что данная технология, с одной стороны, позволяет решать определенные правовые проблемы, но с другой — требует дополнительных затрат. Организации принимают решения, сопоставляя затраты и отдачу от использования электронных подписей.

Наталья Храмцовская на конференции в Петербурге. Общение с аудиторией

Для каких целей используется ЭП в организациях, и какие преимущества она дает? Насколько развита такая практика?

— В первую очередь, УКЭП используется там, где это требуется по закону. Сейчас большинство организаций в обязательном порядке имеют УКЭП как минимум для сдачи отчетности. Подписи широко используются для получения государственных услуг, дистанционного банковского обслуживания и т.д.

Использование электронной подписи в электронном документообороте дает правовую определенность, поскольку есть не только законодательно-нормативная база, но и сложившаяся судебная и деловая практика. УКЭП позволяет решать многие вопросы дистанционно, открывает доступ к полному спектру электронных государственных услуг. Грамотное применение данной технологии позволяет повысить степень автоматизации, эффективность работы, снизить затраты.

Однако у этой технологии есть свои проблемы, и не всем она подходит. Самой сложной является проблема обеспечения длительной сохранности подписанных УКЭП документов без ущерба для их юридической значимости и юридической силы. Проблемы потенциально могут начаться с того момента, как истечет срок действия сертификата ключа проверки подписи, а это может случиться уже на следующий день после подписания документа. Кроме того, УКЭП сейчас очень проблематично использовать при трансграничном взаимодействии. Отмечу также, что это не очень дешевое удовольствие, особенно тогда, когда электронную подпись ставят все сотрудники организации.

В мире примером максимального использования УКЭП населением является Эстония — в то время как в тех же США она применяется мало.

Какие нормативные документы необходимо принять в первую очередь, чтобы обеспечить более эффективное использование СЭД, правовую поддержку в области хранения электронных документов, применения цифровой подписи?

— Поскольку практика использования УКЭП в нашей стране уже сложилась, то, как правило, удостоверяющий центр предлагает своим клиентам пакет типовых документов, регламентирующих использование УКЭП в организации.

В первую очередь, организации требуется разработать внутреннюю политику использования УКЭП и ознакомить сотрудников с ней под роспись.

Наталья Храмцовская на конференции в Петербурге. На трибуне

Прислушивается ли регулятор к экспертам в вопросах формирования нормативно-правовой базы?

— Регуляторов у нас много: Минкомсвязи, ФСБ, ФСТЭК, Росархив, Банк России. Многие из них достаточно активно работают с экспертным сообществом и, в общем-то, к нему прислушиваются.

Какие требования организациям нужно предъявлять к разработчикам СЭД для того, чтобы система могла обеспечивать эффективный и безопасный документооборот?

— Обычно начинают с того, что требуют наличия сертификатов ФСБ и ФСТЭК, что должно гарантировать, при правильной настройке системы, безопасное использование выбранных решений. Основной функционал СЭД должен соответствовать деловым потребностям организации. Крайне важно обучить как администраторов системы, так и всех его пользователей, а также обеспечить эффективное использование всех технических и организационных мер контроля и аудита.

Если организация впервые внедряет СЭД, то ей имеет смысл воспользоваться услугами консультантов, как в плане информационной безопасности и эффективности ИТ-инфраструктуры, так и в плане поддержи деловых процессов.

 



Храмцовская
Наталья Александровна

Ведущий эксперт по управлению документацией компании ЭОС, национальный эксперт Международной организации по стандартизации (ИСО), член Гильдии управляющих документацией, член международной ассоциации специалистов по управлению документами ARMA International, член Международного совета архивов, преподаватель РАНХиГС и Высшей школы экономики, кандидат исторических наук.
 
Автор более 300 публикаций, в том числе — монографии «Современные идеи и опыт в области государственного управления: межведомственное электронное взаимодействие». Автор блога «Кто не идет вперед, тот идет назад» — в настоящее время крупнейшего в мире по тематике управления документами и архивного дела.
 
На заседании Правительственной комиссии по координации деятельности открытого правительства 22 июня 2017 года (протокол № 3) Наталья Александровна Храмцовская была включена в состав Совета по открытым данным.

С вашей точки зрения, принятая недавно программа «Цифровая экономика» будет способствовать решению актуальных задач в области электронного документооборота, или, наоборот, усложнит это решение?

— Принятие программы «Цифровая экономика» является признанием постоянно возрастающей роли, которую современные информационные технологии играют для национальной экономики — в первую очередь, в плане создания электронных продуктов и оказания электронных услуг. Любая деловая деятельность всегда опирается на документы.

Поэтому любые усилия в плане развития цифровой экономики неизменно потребуют решения вопросов использования электронных документов, применения электронного документооборота. Программа предусматривает серьезное и масштабное изменение законодательства, связанное с расширением сферы применения электронного документооборота, решения проблем электронной архивации. Придется решить ряд проблем, касающихся вопросов представления ряда новых видов документов в качестве надлежащих доказательств в судах. Я считаю, что программа «Цифровая экономика» даст толчок, в том числе, и в плане решения проблем в области управления документами.

Наталья Храмцовская на конференции в Петербурге. После доклада

В своем выступлении на конференции в Петербурге вы говорили об использовании разумных подходов к решению задачи хранения электронных документов (ввиду отсутствия конкретной технологии хранения). Можно ли кратко перечислить эти подходы?

— Электронные документы существуют с 1960-х годов, многие из них успешно сохранились до сих пор. И в нашей стране, и за рубежом накоплен богатый опыт. Он показывает, что собственно сохранить информацию достаточно просто, нужно лишь делать то, что посильно даже для небольшой организации. Существует ряд подходов: конверсия, миграция, эмуляция и т.д., которые подробно описаны в ГОСТах.

Основная проблема возникает с тем, чтобы сохранить юридическую и доказательную силу электронных документов. Здесь, к сожалению, действующее законодательство пока слабо помогает. Государственным органам и коммерческим организациям приходится действовать на свой страх и риск и надеяться, что в случае споров и разбирательств суды и регуляторы объективно оценят систематичность и добросовестность их действий.




Важнейшие проекты с участием Натальи Храмцовской:
 
  • «Модернизация налоговой службы-2» (TAMP-2).
  • Создание комплексной системы управления хранением документов в налоговых органах ФНС (ФГУП ГНИИВЦ ФНС).
  • Разработка требований к системам электронного документооборота MoReq2 и MoReq2010.
  • Разработка многоязычного словаря архивной терминологии (проект Международного совета архивов).
  • Перевод на русский язык европейских требований к системам электронного документооборота MoReq и MoReq2, стандартов ISO в области управления документами (два из них стали ГОСТами).