Ставка на эффективность: в Петербурге обсудили автоматизацию бизнес-процессов

В Петербурге состоялась совместная конференция разработчика ECM-систем компании ЭОС и его петербургского партнера компании «ОфисДок» «Преимущества и выгоды внедрения электронного документооборота в деятельности компании». Мероприятие оказалось уникальным и по составу аудитории, и по поднятой тематике: акцент был сделан на повышении эффективности и оптимизации бизнес-процессов, а не на использовании отдельных решений.

Конференция «Преимущества и выгоды внедрения электронного документооборота в деятельности компании»

Совместная конференция ЭОС и «ОфисДок», проведенная в Петербурге, не стала первым региональным мероприятием: сам ЭОС регулярно проводит конференции в различных регионах страны при помощи своих партнеров. Однако именно в Петербурге был использован уникальный формат.

«В этом случае мы пошли не по традиционной модели. Обычно на подобных мероприятиях собираются преимущественно наши заказчики, и основной задачей является расширение  понимания ими особенностей существующей линейки систем, возможностей новых версий и так далее, – рассказывает Андрей Козлов, генеральный директор ООО «Электронные Офисные Системы (Софт)». – На петербургской конференции 70% аудитории – компании, которые пока не являются пользователями наших решений. Именно поэтому здесь больше говорилось о вопросах применения СЭД в той или иной области, преимуществах и сложностях этого процесса, были продемонстрированы конкретные кейсы, так что в данном случае происходит некий эксперимент. Но мы уверены, что компания «Офис-Док» знает потребности бизнеса в данном регионе. И тот факт, что мероприятие смогло привлечь столько участников, свидетельствует, что это было верное решение».

Конференция собрала более 100 представителей петербургского бизнеса и компаний, работающих в Санкт-Петербурге и Ленинградской области. Аудитория оказалась очень активной: выступавшим было задано много вопросов. Возможно, это было связано именно с подачей материала. В рамках мероприятия были представлены подходы к автоматизации бизнес-процессов, особенность интеграции СЭД в действующую ИТ-инфраструктуру компании, проблемы оперативного хранения электронных документов и применения электронной подписи, последние тенденции рынка СЭД, а также ряд успешных реализованных проектов.

«На конференции мы не затрагиваем низкоуровневые вопросы, так как они уже достаточно проработаны, на эту тему регулярно проводятся мероприятия, да и системы электронного документооборота – не редкость в организациях. Говорить об очевидных вещах уже не интересно. Так что мы попытались выйти на другой уровень и рассказать, как оптимизировать и сделать эффективным те решения, которые у многих уже внедрены, – говорит Григорий Матвеев, генеральный директор «Офис-Док».

Григорий Матвеев

По мнению г-на Матвеева, проблема неэффективного использования СЭД стоит перед бизнесом чрезвычайно остро. «Одна из важнейших причин – недостаточная заинтересованность руководства, из-за которой СЭД рассматривается как модное решение, которое обязательно должно быть у организации. При таком подходе происходит некое номинальное внедрение: бумажная деятельность просто формально переносится в систему. Однако СЭД – это инструмент повышения эффективности за счет оптимизации, прозрачности, ускорения согласования и утверждения документов и многого другого, – уверен Григорий Матвеев. – Наша задача – попытаться изменить ситуацию, и данное мероприятие призвано помочь предприятиям осознать эту проблему».

Участников конференции действительно интересовали как особенности автоматизации отдельных процессов, так и варианты применения представленных методик и практик к собственным предприятиям. Особенное внимание привлекли проекты, реализованные «Офис-Док» в СПбГУ и АО «Ленгазспецстрой». Оба проекта весьма результативны. К примеру, в СПбГУ за счет внедрения СЭД «ДЕЛО» удалось сократить срок рассмотрения и согласования внутренних документов с 3-7 до 1-3 дней. «Ленгазспецстрой» же использует СЭД уже около 10 лет, причем несмотря на территориальную распределенность подразделений сотрудники имеют доступ к нужной информации независимо от того, где они находятся в данный момент, что существенно ускоряет бизнес-процессы.

Начальник отдела сопровождения электронного документооборота Санкт-Петербургского государственного университета Юлия Лебедева

Начальник отдела документационного обеспечения АО «Ленгазспецстрой» Ирена Пулле

Представленные спикерами кейсы зрители старались сравнить с тем, каких результатов добились они сами, поэтому часть вопросов была очень конкретной и требовала рекомендаций для исправления ситуации на отдельном предприятии.

«Отрадно, что высокий интерес и отклик аудитории вызвал и доклад Натальи Храмцовской, нашего ведущего эксперта по управлению документацией, – замечает Андрей Козлов. – Это свидетельствует, что представители бизнеса осознают проблемы, связанные с недостатками нормативной базы, которая должна регламентировать оперативное хранение электронных документов и применение электронной подписи, а также ценят усилия ЭОС по совершенствованию законодательной базы и разработке методологий».

Наталья Храмцовская

Особое внимание на мероприятии было уделено решениям, которые лучше подходят для бизнеса. «Бизнесу мы рассказываем преимущественно о решениях на платформе SharePoint. Это гибкие решения, которые могут легко интегрироваться с другими системами – именно поэтому они оптимальны для бизнеса, причем любого размера – от крупных корпораций до небольших компаний, вузов и так далее. Так же для бизнеса актуальны портальные решения – это новый продукт, недавно представленный нашей компаний, однако он уже пользуется большим спросом. Система документооборота уже выросла из коротких штанишек, и ее возможности сейчас гораздо шире, чем были еще несколько лет назад. Выросли и потребности бизнеса», – уверен Андрей Козлов.

Об этом же говорил и заместитель генерального директора компании «ЭОС» Евгений Червяков. «Автоматизация бизнес-процессов, развитие сервисов, облачные модели – всё это заставляет автоматизировать не только документооборот, но фактически всю деятельность предприятия. Поэтому чрезвычайно важно наличие опыта, квалифицированного персонала, который будет внедрять систему, а также линейки продуктов, которые бы позволили решить все стоящие перед организацией задачи, – объясняет г-н Червяков. – Система должна быть интуитивно понятна, ее модули должны быть адаптированы для решения новых задач. Сейчас в системы переносятся такие инструменты, к которым мы привыкли в соцсетях. Мобильные версии сайтов уже не актуальны – нужны мобильные приложения, разработанные для платформы, которые могут работать не только на планшете, но и на телефоне».

Еще один важный вектор развития – быстрая смена внешнего вида. «Мы сейчас работаем над новым дизайном. Сфера дизайна сегодня развивается как мир моды, где растет спрос на скорость вывода на рынок: представленная на подиуме рубашка уже через неделю появляется в магазине. И с дизайном также: тот, кто быстрее адаптируется и вносит изменения, выигрывает. Инвестиции вендора ПО в дизайн являются своеобразной гарантией его стабильности, – считает Евгений Червяков. – Это не новые тенденции: логика развития систем идет в углубление тех трендов, которые появились несколько лет назад».

Евгений Червяков

Компании-партнеры уже думают над тем, чтобы сделать проведение мероприятия регулярным. «Мы рассматриваем возможность проведения цикла мероприятий в регионах нашего присутствия в формате клиентской конференции «Осенний документооборот» ЭОС. Семинары по отдельным темам нами проводятся и так, однако есть нехватка мероприятий иного, более глобального формата, – отмечает Григорий Матвеев. – Окончательное решение будет принято по результатам данной конференции, так как нам необходимо проанализировать результаты и получить обратную связь от аудитории».