СЭД органов госвласти и местного самоуправления – это инструмент для повышения эффективности работы госслужащих и стимул для оптимизации бизнес-процессов

В Кабардино-Балкарской Республике продолжается развитие Единой системы электронного документооборота органов государственной власти и органов местного самоуправления КБР на базе флагманского продукта компании «Электронные Офисные Системы» – СЭД «ДЕЛО». Этот проект – один из самых масштабных в области автоматизации органов власти в Южном федеральном округе! – стартовал в сентябре 2014 года, а с декабря 2015 года система была введена в промышленную эксплуатацию. О первых итогах работы в СЭД «ДЕЛО», текущих задачах и дальнейших планах, связанных с распространением электронного документооборота в госорганах республики, рассказывает начальник отдела департамента ИТ Управления Делами Главы и Правительства КБР Аслангери Кумыков.

kumikov.jpg – Аслангери Галиевич, прокомментируйте, пожалуйста, насколько успешным и эффективным оказалось внедрение отечественной СЭД два года назад. В чем главные критерии этой эффективности?

 – Внедрение СЭД можно однозначно назвать верным и важным шагом для развития информатизации в Кабардино-Балкарской Республике. За 2 года использования СЭД нами уже получены положительные результаты: это улучшение качества работы с документами, сокращение времени на их обработку. Более глубокий анализ эффективности работы СЭД, который позволит подкрепить данные выводы цифрами, мы надеемся провести в конце этого года.

В выборе продукта мы тоже не ошиблись – СЭД «ДЕЛО» компании ЭОС оказалась достаточно проработанным решением, отлично подходящим для нужд госорганов. Оно постоянно развивается, изменяясь согласно пожеланиям заказчиков – при выпуске новых версий учитываются в том числе и наши пожелания.

Интересно и показательно, что в ходе эксплуатации СЭД всколыхнулось очень много вопросов по поводу самого документооборота в госорганах КБР – например, наших методов работы с документами в части входящих и исходящих документов. В силу этого мы уже начали оптимизацию нашего документооборота, и для начала оптимизировали регламент работы СЭД. Впереди – необходимость переработки и изменения инструкций по делопроизводству в органах госвласти. Так что, можно сказать, именно внедрение СЭД стало причиной оптимизации связанных с документооборотом бизнес-процессов в КБР, и это, безусловно, заслуга СЭД «ДЕЛО».

 – Какой охват сейчас у СЭД «ДЕЛО»? Сколько ведомств, районов, рабочих мест уже объединены работой в системе?

 – Сейчас у нас почти 1300 пользователей в СЭД. Достигнут практически стопроцентный охват в органах исполнительной власти республики: все госслужащие, задействованные в документообороте, так или иначе подключены к системе.

Что касается органов местного самоуправления, то к СЭД подключены все 10 муниципальных районов и три городских округа. Уровень внедрения в органах самоуправления пока разный: в одних районах установлены всего 2-3 рабочих места для обмена документами с органами исполнительной власти, а в других проходит полноценное внедрение. Процесс развития системы продолжается, и примером служит городской округ Нальчик, где число рабочих мест в разных управлениях и администрациях уже достигло нескольких десятков.

Наша текущая задача – дойти до уровня администраций сельских поселений. Это свыше 120 органов власти, которые будут подключены в ближайшее время. Помимо этого, идет подключение организаций, подведомственных исполнительным органам госвласти – например, подведомственной Госкомтрансу КБР «Безопасной республики» и подведомственных Минэкономики КБР МФЦ.

 – Какой функционал системы, какие сервисы используются? Введена ли ЭП, и если введена, то на каких уровнях?

 – Мы пользуемся основными продуктами, входящими в пакет СЭД «ДЕЛО»: это сама СЭД «ДЕЛО», «ДЕЛО-Web», а также опции, связанные со сканированием, шифрованием и оповещением. Электронные подписи мы выдаем в собственном удостоверяющем центре, а для их реализации пользуемся надстройкой к СЭД для процедуры подписания – продуктом ЭОС «КАРМА».

Сейчас уже все ведомства, участвующие в системе электронного документооборота, используют электронные подписи. Теперь наши текущие задачи связаны с визуализацией ЭП в бумажной копии документа и в самой системе. Все это для нас особенно важно в контексте решения одной из основных текущих задач – полного перехода на ЮЗЭДО.

 – Удалось ли на данный момент полностью отказаться от внутреннего бумажного документооборота в ведомствах КБР?

 – Полностью отказаться от бумажного документооборота мы не можем. На текущий момент электронный документооборот у нас используется при работе с входящей и исходящей документацией, в электронном виде осуществляется обмен документами между органами исполнительной власти республики. Но есть и ряд других задач, которые пока что не решаются в электронном виде. Например, параллельно в бумажном виде ведется документация, связанная с согласованием проектов нормативных актов, обращениями граждан. Параллельно работают с электронными и с бумажными документами Администрация Главы КБР и Парламент КБР.

 – Достигнуты ли в развитии СЭД такие ранее заявленные цели, как интеграция со смежными системами?

 – Сейчас мы работаем над ТЗ и организацией конкурсных мероприятий по интеграции СЭД с системами МЭДО и ССТУ. Для полноценного обмена электронными документами посредством МЭДО необходимо внедрить соответствующий модуль интеграции. По поводу ССТУ речь идет о том, чтобы абсолютно все документы, связанные с обращениями граждан, проходили через СЭД, автоматически регистрировались в ней и в дальнейшем были открыты для проведения анализа и улучшения работы с обращениями граждан. Сейчас у нас такие документы регистрируются в СЭД частично. Эти задачи мы надеемся реализовать до конца года.

Взаимодействия СЭД с другими системами мы пока не планируем. Но в будущем, возможно, мы будем постепенно расширять функционал СЭД и тогда, соответственно, открывать новые интеграционные проекты.

 – Как сейчас происходит администрирование и поддержка СЭД, обучение пользователей? Кто этим занимается?

 – Основными задачами функционирования системы, в том числе ее администрированием на местах, занимаются два системных технолога нашего департамента ИТ. Помимо этого все два года мы пользуемся техподдержкой со стороны партнера ЭОС, компании «Офис-Док», которая в свое время внедряла нашу СЭД, а сейчас помогает нам как в администрировании системы, так и в вопросах взаимодействия с разработчиками.

Обучение также проводилось специалистами «Офис-Док» – это был один из компонентов внедрения, на тот момент были обучены практически все регистраторы и пользователи в органах исполнительной власти. Сейчас, если возникает необходимость обучения новых специалистов, мы стараемся это делать силами своих системных технологов. Периодически, примерно раз в квартал, регистраторов со всех ведомств мы собираем на семинары, где совместно с представителями «Офис-Док» обсуждаем нововведения в СЭД и проводим дополнительное обучение.

 – Как осуществляется хранение данных СЭД, защита от сбоев, информационная безопасность?

 – С технической точки зрения мы постарались максимально обезопасить себя. Для работы в системе мы используем только защищенные каналы связи, через нашу единую защищенную сеть передачи данных, построенную на технологии VipNet. С целью недопущения сбоев в работе системы и потерь данных используются «зеркалирование» серверов и сетевые хранилища для архивов БД. Сейчас стоит вопрос аттестации на предмет ИБ всей нашей системы в целом, так как данная система находится в реестре государственных информационных систем КБР.

 – Как вы оцениваете внедрение отечественной СЭД в ракурсе политики импортозамещения? Получилось ли совместить вопросы безопасности и экономическую выгоду?

 – Мое субъективное мнение – наши отечественные СЭД вполне конкурентоспособны, к тому же они ориентированы на отечественного потребителя. Отечественные решения имеют экономическую привлекательность и соответствие всем критериям информационной безопасности. Используемый нами программный комплекс VipNet также относится к импортозамещающим продуктам. Можно сказать, что использование СЭД отечественного производителя для нас – это не совсем импортозамещение, поскольку изначально мы ориентировались именно на такое ПО.

 – Какие ещё важные нюансы функционирования СЭД «ДЕЛО» в органах государственной власти вы бы отметили?

 – Важный момент касается создания электронного архива. Мы уже подходим к моменту, когда документы надо будет списывать в электронное хранилище, и в данный момент стараемся сформулировать четкое решение данной задачи. Определенные сложности здесь есть из-за недостаточно проработанной нормативной базы, и вполне возможно, что мы будем готовить некие местные нормативные базы по ведению электронного архива. В этом направлении нам очень недостает опыта других субъектов, который можно было бы перенять. Мы внимательно следим за первым масштабным проектом развертывания архива электронных подлинников в Ростовской области, который, как и наша СЭД, строится на решениях ЭОС, надеемся на его успех и на последующий обмен опытом с нашими ростовскими коллегами.

Мы также рассчитываем на поддержку и рекомендации со стороны компании ЭОС, известной своими компетенциями и наработками в области электронных архивов. Мне представляется особенно важным, что ЭОС ведет эту работу не только внутри компании, а также и в ходе семинаров и конференций, общения с другими разработчиками СЭД и законодателями.

 – Со своей стороны, делитесь ли вы опытом внедрения СЭД с коллегами из других регионов?

 – Мы всегда открыты к общению: активно обмениваемся опытом с нашими коллегами из соседних субъектов, стараемся помогать друг другу в решении сложных вопросов. Крупных конференций для обмена опытом мы пока что не организовывали, но если нам удастся получить результат, достаточно серьезный для проведения масштабной встречи, то такое мероприятие, конечно же, состоится.

 – В завершение беседы еще раз перечислите, пожалуйста, основные планы по развитию СЭД «ДЕЛО» в КБР.

 – На текущий момент наши основные планы – это более глубокий уровень внедрения СЭД в органы местного самоуправления до уровня администраций сельских поселений, интеграция с МЭДО и ССТУ, расширение функционала для работы с обращениями граждан, переход на согласование проектов нормативных актов в электронном виде, создание и ведение электронного архива. Дальнейшие планы мы начнем строить по мере решения текущих задач – как видите, их очень много! При этом общая цель проекта остается неизменной: повышение эффективности работы органов госвласти за счет перехода на электронный документооборот и улучшения механизмов контроля исполняемости документов с помощью СЭД.

 – Большое спасибо!