Ирена Пулле: «Автоматизация документооборота строительной отрасли неизбежна»

Ирена Пулле:
«Автоматизация документооборота строительной отрасли неизбежна»
Интервью начальника отдела документационного обеспечения АО «Ленгазспецстрой» газете «Кто строит в Петербурге»

Фото: ОАО «Ленгазспецстрой»

 

Несмотря на стремительный прогресс, бумажные вопросы продолжают оставаться основополагающими для многих отраслей бизнеса. Строительства это касается в еще большей степени. О том, как автоматизировать оборот документов в отдельно взятой компании, как наладить процесс работы с бумагами, нашему изданию рассказала Ирена Пулле, начальник отдела документационного обеспечения АО «Ленгазспецстрой».

– Расскажите, пожалуйста, когда и по какой причине у «Ленгазспецстрой» (ЛГСС) возникла необходимость автоматизации документооборота? Какие особенности можно отметить, исходя из профиля компании?
– Необходимость автоматизировать документооборот сформировалась по вполне объективным причинам. Управление любой организацией осуществляется путем документального оформления принятых решений и их исполнения. АО «Ленгазспецстрой» – одно из ведущих предприятий России в области строительства газо- и нефтепродуктопроводов, станций подземного хранения газа, компрессорных и распределительных станций. Подразделения компании расположены по всей территории РФ, от Калининграда до Сахалина. При работе с документами только на бумажном носителе мы сталкивались с типичными проблемами: потери, излишние затраты рабочего времени на процесс согласования проектов, обработку, поиск информации, отсутствие контроля исполнения, несвоевременность донесения резолюции до исполнителя и, как следствие, срыв сроков выполнения задания. Добавляли проблем удаленность подразделений от центрального офиса и разница в часовых поясах. Перед нами стояла задача – найти эффективное решение для управления бизнес-процессами. Руководство компании во главе с генеральным директором приняло решение о внедрении системы электронного документооборота.

 
 
Ирена Пулле
Начальник отдела документационного обеспечения АО «Ленгазспецстрой»

«Сегодня мы уже не представляем себе полноценной работы без возможности удаленного доступа в СЭД с любого мобильного устройства через WEB-интерфейс»


 

– Каким образом происходил выбор интегратора? Почему был выбран «Офис-Док»?– Рабочая группа рассматривала несколько предложений по системам электронного документооборота. Но именно компания «Офис-Док» смогла представить готовый продукт СЭД «ДЕЛО» разработчика ЭОС – признанного лидера в данном направлении. Система позволила нам автоматизировать бизнес-процессы, все этапы договорной работы, осуществлять контроль над исполнением заданий, в том числе возможность анализировать эффективность работы как отдельных специалистов, так и подразделения в целом. «ДЕЛО» способствует эффективному взаимодействию с территориально удаленными подразделениями, что для «Ленгазспецстрой» очень важно. Сегодня мы уже не представляем себе полноценной работы без возможности удаленного доступа в СЭД с любого мобильного устройства через WEB-интерфейс. В качестве интегратора мы выбрали «Офис-Док» и с удовольствием отмечаем высокий профессионализм его сотрудников и личное обаяние руководителя проектов Андрея Пятова.

– На каких участках, у каких специалистов система стала работать прежде всего? Как проект развивался? В силу каких причин, на каких участках? Какие можно выделить этапы и особенности проекта?– Проект внедрения системы «ДЕЛО» на предприятии был осуществлен в рекордно короткие сроки. С ноября по декабрь 2008 года СЭД была запущена в центральном офисе. Начальник отдела информационных технологий Владимир Лучер с командой IT-специалистов обеспечили беспрерывную связь с удаленными подразделениями и бесперебойную работу серверной инфраструктуры системы. Уже в марте 2009 года «ДЕЛО» было внедрено в обособленных подразделениях делопроизводителям. Кроме того, в нашей компании создан архив, специально для которого был внедрен еще один продукт – «Архивное ДЕЛО». Это электронная база архива предприятия с 1941 года. Сегодня мы готовы к новому этапу – ежегодному переносу документов с сохранением файлов и реквизитов проектов и документов из рабочей, оперативной базы системы «ДЕЛО» в «Архивное ДЕЛО»

– Сколько специалистов в данное время работают с помощью решений ЭОС, в каких должностях? Насколько востребована СЭД у руководства?– Успешное внедрение системы «ДЕЛО» в ЛГСС дало возможность развивать проект. На сегодняшний день руководители и все работники центрального офиса имеют персональную лицензию с возможностью мгновенного доступа к имеющейся информации в пределах своей компетенции. В обособленных подразделениях к электронному документообороту подключены все, кому это необходимо для решения производственных задач. Можно сказать, что до 90 процентов пользователей подключены к возможностям системы. Таким образом, налажено управление документами без потери времени и лишних передаточных звеньев цепочки: руководитель – исполнитель. Отмечу, что внедрение и развитие любого проекта невозможно без поддержки руководства.

– Что в итоге вам дал данный проект?– Менеджмент компании получил возможность всегда иметь под рукой любую необходимую информацию. Деятельность каждого исполнителя прозрачна, а координация работы всего предприятия выходит на новый уровень. У руководства компании появился инструмент для реального управления предприятием: от возникшей проблемы до принятия управленческого решения и доведения его до всех сотрудников проходят считанные минуты.

– А что касается перспективы проекта?– Перспектива развития проекта – это интеграция системы «ДЕЛО» с существующими информационными системами на базе 1 С (1 С: УСО и 1 С: ЗУП). В свете развития обмена информации с государственными органами по электронным каналам связи мы заинтересованы в возможности использования цифровой электронной подписи в системе «ДЕЛО».

– Дайте, пожалуйста, экспертную оценку значению автоматизации документооборота для предприятий строительной отрасли, инвестиционных компаний. Каковы ваши прогнозы относительно развития электронного документооборота в этом сегменте?– Автоматизация документооборота для предприятий строительной отрасли неизбежна. Любая серьезная компания заинтересована в мгновенном обмене документами и их сохранности при работе в любых условиях: удаленности объектов, разницы часовых поясов. Наши партнеры имели возможность оценить преимущество внедрения СЭД в «Ленгаспецстрой», и среди них уже есть примеры успешного внедрения СЭД.

 



Комментирует руководитель проектов компании «Офис-Док» Андрей Пятов:
 

– Действительно, сокращение издержек и оперативность обмена корпоративной информацией – это два взаимосвязанных фактора, определяющих потребность современной организации в ECM/СЭД-системах.

Наш опыт работы позволяет выделить несколько основных направлений автоматизации, востребованных строительными организациями.

Одна из самых актуальных задач в строительных компаниях – создание архива документации в электронном виде. Это построение новых или настройка действующих СЭД/ECM-систем для перевода строительной документации в электронный вид, хранения с учетом требований законодательства и прав доступа, поиска по хранилищу с использованием атрибутов (тэгов). Эти механизмы помогают быстро находить необходимые пакеты проектной документации, привязанные к конкретному объекту строительства в электронной форме или в виде описания места их физического хранения (комната и полка архива предприятия или централизованного архива).

Еще одно направление – автоматизация процесса закупок. Проведение или участие в закупках требует вовлечения многих сотрудников, сбора и обработки огромного количества документов, а главное – контроля за соблюдением сроков процедуры на любом этапе. Опытная компания-интегратор может облегчить жизнь как заказчикам, так и участникам закупок. Для одних – автоматизация процесса от планирования закупок до контроля исполнения контрактов. Для других – от подготовки заявок на участие до подписания актов.

Традиционно популярна автоматизация договорной работы. В строительных организациях это один из самых больших документопотоков – договоры с подрядчиками, клиентами, дольщиками, кредитными организациями и многие другие. В современной системе договор проходит полный «жизненный» цикл – от работы над проектом и согласования до отслеживания хода исполнения.

И, наконец, совещания – один из основных управленческих инструментов в деятельности любой строительной компании. Выполнение элементарных задач, например, бронирование переговорных комнат, далеко в прошлом. Сейчас автоматизации подвергается работа по подготовке совещания, его проведению и исполнению принятых решений. Сюда относятся: определение участников, подготовка и согласование плана совещания, рассылка уведомлений участникам, фиксация хода обсуждения и формирование протоколов, постановка задач ответственным, контроль их исполнения и многое другое. Все это в связке с документами, которые рассматриваются на совещании или являются его результатом.

Все вышеперечисленные задачи, в числе многих других, мы успешно решаем с использованием продуктов «Дело» и EOS for SharePoint разработки компании «Электронные Офисные Системы».

 

 

Статья на портале «Кто строит в Петербурге»