EOS for SharePoint в Уральском государственном юридическом университете

В Уральском государственном юридическом университете (г. Екатеринбург) развернута система EOS for SharePoint – продукт компании ЭОС, признанный лучшей отечественной СЭД на SharePoint. В данное время EOS for SharePoint работает на 100 пользовательских местах, успешно начата опытная эксплуатация решения.

Уральский государственный юридический университет (УрГЮУ) образован почти 100 лет назад – в 1918 году. Сегодня это один из ведущих вузов юридического профиля в Российской Федерации. Преподавание в УрГЮУ ориентировано на международный уровень и базируется на информационных технологиях, российских государственных и международных образовательных стандартах. Выпускники УрГЮУ работают в правоохранительных органах и судах, адвокатуре и нотариате, органах государственной власти и муниципального управления, банковской, страховой, инвестиционной сферах, на предприятиях, в учреждениях, организациях всех форм собственности.

В 2015 году перед сотрудниками университета встала задача выбора системы электронного документооборота – требовалась СЭД, которая отличается гибкостью и удобством в настройке и установке. При этом Заказчик был намерен самостоятельно выполнить все мероприятия по ее внедрению. Инициатором проекта выступил отдел развития информатизации УрГЮУ.

EOS for SharePoint – продукт отечественной компании «Электронные Офисные Системы», созданный на базе платформы Microsoft SharePoint с поддержкой бесплатной версии Microsoft SharePoint Foundation. Это единственная из российских систем документооборота на SharePoint, которая совмещает преимущества Microsoft SharePoint с российской спецификой документооборота. EOS for SharePoint решает широкий спектр задач: в их числе создание единого информационного пространства компании, ведение полноценного электронного документооборота, организация совместной работы с документами, в том числе их согласование. В числе заказчиков системы – Воронежский государственный архитектурно-строительный университет, Мурманский государственный технический университет, Башкирский государственный педагогический университет им. М.Акмуллы (БГПУ) и др.

Проект развертывания EOS for SharePoint в УрГЮУ реализован во второй половине 2016 года:

  • в результате конкурсной процедуры поставщиком решения была выбрана компания «Офис-Док»;
  • в августе был подписан лицензионный договор на передачу Заказчику неисключительных пользовательских прав;
  • активная фаза проекта заняла 4 месяца – с сентября по декабрь.

Работы по внедрению системы на объекте Заказчик выполнил самостоятельно, по всем возникающим вопросам обращаясь в «Офис-Док». Специалисты «Офис-Док» проводили консультирование как по телефону и электронной почте, так и в формате он-лайн видеоконференций. В общей сложности консультанты обработали порядка 700 вопросов, связанных с установкой и настройкой платформы SharePoint и решения EOS for SharePoint.

Цели проекта, поставленные заказчиком, были достигнуты:

  • проведено внедрение системы EOS for SharePoint на 100 рабочих местах;
  • организовано сканирование документов с распознаванием на 4 рабочих местах;
  • в ходе опытной эксплуатации в системе регистрируются: приказы по университету, входящие и исходящие документы, заявления студентов, внутренние документы университета;
  • автоматизированы процессы пересылки документов между сотрудниками для ознакомления и рассмотрения, вынесение поручений по документам и контроля их исполнения;
  • в EOS for SharePoint разрабатываются статистические и аналитические отчетные формы.

В дальнейшем планируется развитие проекта с использованием опыта сотрудников компании «Офис-Док». В частности, предполагается провести интеграцию EOS for SharePoint с «1С», расширить функционал по группам документов, реализовать согласование документов.